Online Events November 9 1 MINUTE READ

Online Events Leitfaden - Werden Sie zum Profi!

Mit unserem Online Events Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über das Thema wissen sollten und werden zum Profi für Ihr nächstes geplantes virtuelles Event.

Was Sie erwartet

1. Die Bedeutung von Online Events für Marketingmanager*innen
 
2. Arten von Online Events vs. Hybride Veranstaltungen
2.1 Online Events
2.1.1 Webinare
2.1.2 Webcast
2.1.3 Online Live Konferenz
2.1.4 Digitale Messe
 
2.2. Hybride Events
2.2.1. Hybride Messen
 
3. Selbstorganisation oder Key Speaker – Die Unterschiede im Fokus
3.1 Selbstorganisation eines Online Events – Das sollten Sie beachten
3.2 Key Speaker bei einem Online Event – Das sollten Sie beachten
 
4. Mögliche Hürden
4.1. Kosten und Technik
4.2 Gestaltung und Agenda
4.3. Teilnehmer/Reichweite
 
5. Faktoren die Sie als Organisator oder Key Speaker vor der Ausstrahlung beachten sollten
 
5.1 Zur Verfügung stehende Tools – Eine kleine Auswahl
5.1.1 Adobe connect
5.1.2 BigMarker
5.1.3 GoToWebinar
5.1.4 Microsoft Teams
5.1.5 WebEx bzw. Cisco WebEx
5.1.6 Zoom
 
5.2 Die Höhe Ihres Budgets als Entscheidungsfaktor
 
5.3 Legen Sie Wert auf die Technik
 
6. Tipps zur richtigen Bewerbung Ihres Online Events

1. Die Bedeutung von Online Events für Marketingmanager*innen

Gerade zu diesen Zeiten sind Online- oder Hybrid-Events eine gute Möglichkeit, Kontakt zu den Kunden - sei es nun im B2B oder B2C-Segment - zu erhalten. Das Gefühl des physischen Kundenevents wird somit nicht nur wiederbelebt. Es wird außerdem ein neuer Weg für die Zukunft der Veranstaltungen geebnet. Um Nina Kolos, Head of Performance Marketing zu zitieren „Auch Kunden profitieren von dieser Art von Events, wenn sie mit anderen Kunden im Raum sind und somit selbst Beziehungen knüpfen können“.

Das Unternehmen stellt so eine neutrale Plattform und einen Treffpunkt dar. Webinare sowie andere Online Events sind vor allem während der aktuellen Zeit ein Muss – auch für jeden Marketing Manager. So bleibt man als Unternehmen in der Branche präsent. Die Reisebereitschaft der potenziellen Kunden ist stark gesunken und das Reisen in einigen Ländern sogar verboten.

Die Durchführung von oder Teilnahme an Online Events ist daher sinnvoll, da die Zielgruppe aufgrund der aktuellen Situation noch offener ist, an digitalen Veranstaltungen teilzunehmen. Orientieren Sie sich daher an unserem Online Events Leitfaden.

2. Arten von Online Events vs. Hybride Veranstaltungen

 Live Events sprechen alle Sinne des Besuchers an, sei es nun Geschmack, Geruch, das Sehen oder Anfassen. Dies können virtuelle Events nicht ersetzen, aber durch ausgefeilte Technik können Produkte auch durch diese Art von Events beworben werden und Informationen geteilt. Daher möchten wir Ihnen Inspiration für Ihre Online Events Ideen geben:

2.1 Online Events

2.1.1 Webinare

Informationen werden interaktiv an den Zuschauer weitergegeben. Es gibt meist eine Chatfunktion, es können Umfragen erstellt oder auch eine Fragerunde organisiert werden. Beispielsweise gibt es in diversen Tools die Funktion „Q&A“ wo Fragen gesammelt und daraufhin beantwortet werden können. Bei einem Webinar wird oft auch gerne eine PowerPoint Präsentation geteilt. Häufig werden auch Live Übertragungen gemacht um den interaktiven Aspekt zu unterstützen.

2.1.2 Webcast

Webcasts ähneln sehr stark klassischen TV-Übertragungen. Der Zuschauer wird hier wenig bis gar nicht in das Format eingebunden. Hier führt ein Moderator strikt durch ein Programm. Webcasts werden häufig für Produktpräsentationen oder für die Vorstellung eines erklärungsbedürftigen Themas verwendet. Im Gegensatz zum Webinar findet hier kein interaktives Gespräch mit den Zuschauern statt, sondern es wird lediglich Information an den Zuschauer weitergegeben. Eine Live Übertragung ist hier meist nicht nötig, da der Webcast meist „on demand“ bereitgestellt wird.

2.1.3 Online Live Konferenz

 

Dieses Format kann sich auch über mehrere halbe oder ganze Tage ziehen. Es gibt hier freie Slots für verschiedene Speaker und Panels. Die Konferenz selbst wird in einem Studio abgehalten und ebenfalls durch einen Moderator begleitet. Bis zu 10.000 Zuschauer können an einer Online Live Konferenz teilnehmen.

2.1.4 Digitale Messe

 

Bei einer komplett digitalen Messe bleiben die Messehallen leer. Eine physische Veranstaltung findet nicht statt und somit kommen auch keine Besucher. Die Messe München GmbH hat beispielsweise die analytica komplett digital veranstaltet. Nach der Registrierung auf der Website hatte der Besucher die Möglichkeit, sich durch verschiedene virtuelle Stände zu klicken, Vorträgen zu lauschen oder sich näher über ein Produkt zu informieren, indem er ein Dokument herunterlädt.

2.2. Hybride Events

2.2.1 Hybride Messen

 Hybride Messen sind eine Kombination aus Flächen- und Digitalveranstaltungen. Sie finden in einem kleineren Format vor Ort statt. Zeitgleich besteht ebenfalls eine digitale Erweiterung.

Es wird für eine Messe beispielsweise eine kleine Halle angemietet und mit einer Stage für Speaker ausgestattet. Vorträge auf dieser Stage können dann vor Ort angehört werden und gleichzeitig über die Website der Veranstaltung gestreamt werden.

 3. Selbstorganisation oder Key Speaker – Die Unterschiede im Fokus

Egal ob Sie die volle Organisation Ihres Online-Events übernehmen möchten, oder Sie sich lieber einen Speaking Slot bei einer Veranstaltung eines anderen Unternehmens/auf einem Event buchen – beide Optionen haben ihre Vor- und Nachteile. Entscheiden Sie, auf welche Weise Sie Ihr Know-How weitergeben möchten und wägen Sie die verschiedenen Punkte ab.

3.1 Selbstorganisation eines Online Events – Das sollten Sie beachten

 Als Organisator*in eines Online Events können Sie die Agenda nach Ihren Wünschen gestalten und steuern, welche Inhalte an den Zuschauer kommuniziert werden.

Das Online Event kann mit Ihnen als Organisator außerdem verkaufsfördernder für Ihre Produkte und Dienstleistungen gestaltet werden.

3.2 Key Speaker bei einem Online Event – Das sollten Sie beachten


4. Mögliche Hürden

Beachten Sie mit Hilfe dieses Online Events Leitfaden auch mögliche Hürden, die auftreten können, wenn Sie selbst ein Online Event organisieren. Einige Faktoren sollten genauer betrachtet werden, bevor eine virtuelle Veranstaltung ohne Probleme ausgestrahlt werden kann.

4.1 Kosten und Technik

 

Keiner der Zuschauer möchte sich während eines Webinars mit technischen Problemen befassen. Daher sollte vor dem Roll-out des eigentlichen Events ausgiebig zuvor getestet werden, um herauszufinden, ob es mögliche Komplikationen mit der Technik geben könnte.

Wünschen Sie mehr Professionalität? Dies könnte womöglich mit höheren Kosten verbunden sein, da in manchen Fällen neben einem TV-Studio noch ein professionelles Team beauftragt werden müsste.

4.2. Gestaltung und Agenda

Die Herausforderung besteht darin, nicht langweilig zu werden. Machen Sie sich ausgiebig Gedanken über Ihre Agenda und die Speaker*innen, die Sie zu Ihrem Online Event eingeladen haben. Durch Ihr Webinar soll Wissen an Ihre Teilnehmer*innen weitergegeben werden. Es ist auch wichtig, dass aus dem Online Event keine reine Verkaufspräsentation wird.

Gestalten Sie Ihr Event nicht zu sehr "Ich-zentriert", wechseln Sie sich mit ausgewählten Speakern aus Ihrer Branche ab.

4.3. Teilnehmer/Reichweite

Da der Markt aktuell sehr überflutet wird mit Online Events ist es umso schwerer, Zuschauer*innen bzw. Teilnehmer*innen zu generieren.

Achten Sie darauf das größt- sowie bestmögliche Publikum für Ihr Webinar zu akquirieren. 

5. Faktoren die sie als Organisator oder Key Speaker vor der Ausstrahlung des Events beachten sollten

 5.1 Zur Verfügung stehende Tools – eine kleine Auswahl

Organisator*innen eines Online Events stehen zahlreiche Tools zur Durchführung zur Verfügung. Empfehlenswert ist es, die einzelnen Tools zu vergleichen und sich bereits Erfahrungen einzuholen, wie diese von anderen Nutzern bewertet wurden. Art und Größe des geplanten Events geben Aufschluss darüber, welches Tool sich anbietet. Eine kleine Auswahl von Tools und deren Eigenschaften finden Sie hier in unserem Online Events Leitfaden: 

5.1.1. Adobe connect

Adobe bietet gleich zwei Lösungen an, einmal Adobe connect Meeting und Adobe connect Webinar. Adobe connect Meeting ist für den Büro-Alltag gedacht und für interne Besprechungen. Adobe connect Webinar ist stattdessen für kleine Präsentationen mit einem oder weniger Sprecher mit einem größeren Publikum. Adobe connect bietet unter anderem auch Unterstützung bei der Übertragung eines Webinars in Form von Einweisung der Referenten, einen technischen Check und stellt auch zusätzliche Hardware bereit, falls dies gewünscht ist.

5.1.2. BigMarker

BigMarker bietet zwar keine Gratisversion kann aber zuvor kostenlos getestet werden. Es gibt einen Rund-um-die Uhr Kundensupport und auch eine Webinar-Software steht zur Verfügung. Je nach ausgewähltem Paket können von 100 bis zu 1000 Zuschauer teilnehmen.

5.1.3. GoToWebinar

 

Bei dieser Plattform können Organisatoren eine virtuelle Konferenz für bis zu 1000 Teilnehmer planen – in der Enterprise-Version können sogar bis zu 5.000 Teilnehmer eingeplant werden. Bei GoToWebinar erhält man telefonisch rund um die Uhr Support bei Fragen, es werden ausführliche Analysen und Reports zur Verfügung gestellt und es kann eine E-Mail Automatisierung für Erinnerungen und Mails nach dem Event eingestellt werden.

 5.1.4 Microsoft Teams

 Microsoft Teams kann über das Business Premium Paket von Office 365 verwendet werden. Es können Videokonferenzen mit bis zu 250 Teilnehmer veranstaltet werden und Live Konferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern. Sollte nur die Kommunikationslösung von Teams benötigt werden, ist seit September 2019 die kostenfreie Version ausreichend. Sollten aber Aufnahmen etc. gestartet werden dann wird die kostenpflichtige Version empfohlen.

 5.1.5 WebEx bzw. Cisco WebEx

 Für den „persönlichen“ Bedarf gibt es von WebEx Meetings eine kostenfreie Version. Desto größer aber das gebuchte Paket sein soll, desto mehr Speicherplatz und weitere Features stehen einem zur Verfügung. Bei WebEx Meetings können 100-200 Teilnehmer an einer Video Konferenz teilnehmen. Außerdem gibt es von WebEx noch eine zusätzliche Lösung für Trainings und Events für bis zu 3.000 Teilnehmer.

5.1.6. Zoom

 

Der Remote-Konferenzdienst Zoom bietet Online-Besprechungen, Videokonferenzen, Chat und remote work an. Bei einem virtuellen Event über Zoom können bis zu 100 aktive Zuschauer teilnehmen. Es können außerdem 10.000 passive Zuschauer ohne jegliche Interaktion teilnehmen. Von Zoom gibt es eine Basic-Variante und viele weitere Lösungen mit individuellen Features wie zum Beispiel eine Dolmetsch-Funktion von Online Events, einen Live Chat und Teilnehmertracking

5.2. Die Höhe Ihres Budgets als Entscheidungsfaktor

Möchten Sie Ihr Online Event groß auffahren? Dann benötigen Sie ein professionelles TV-Studio und eine Regie, welche die Kosten in die Höhe treiben könnten. Optimale Beleuchtung und ein Hintergrund, der clean aber dennoch ansprechend erscheint, kann in simplen Büroräumen meist nicht zu 100% professionell abgebildet werden. Eine Regie unterstützt Sie außerdem und plant und testet alles im Vorfeld, sodass das Endergebnis bei der Ausstrahlung perfekt ist.

5.3. Legen Sie Wert auf die Technik

 

Je nachdem wie groß das Event sein soll, empfiehlt es sich, bereits ein paar Wochen vor der eigentlichen Ausstrahlung des Online Events die Technik ausgiebig zu testen. Ob Sie nun Organisator*in oder Key Speaker*in sind, am Ende soll alles reibungslos funktionieren. Testen Sie als Organisator*in mit Hilfe der von Ihnen ausgewählten Tools an verschiedenen Geräten (Computer, Mobiltelefon oder Tablet) die Technik.

Funktioniert Ihr Mikrofon? Erzeugt Ihr Endgerät ein Rauschen, welches womöglich das Online Event stören könnte?

Mit jedem Ihrer Key-Speaker*innen Ihrer verkauften Speaking-Slots sollten Sie außerdem die Agenda durchgehen. Denn nicht nur zeitlich sollte alles reibungslos verlaufen, sondern auch inhaltlich. Klären Sie vorab ungewünschte Inhalte ab. Sind Sie selbst Key Speaker*in, ist eine ausführliche Vorbereitung des Vortrags und die Abwägung, relevanter Themen für das Publikum empfehlenswert.

6. Tipps zur richtigen Bewerbung des Online Events

Als krönender Abschluss unseres Online Events Leitfaden möchten wir Ihnen noch Tipps für richtiges B2B Online Events bewerben auf den Weg mitgeben:

Vor der Ausstrahlung: Erreichen Sie so viele Teilnehmer*innen wie möglich und streuen Sie Teaser auf Ihren Social-Media Kanälen. Posten Sie zum Beispiel ein kurzes Teaser Video auf LinkedIn oder Facebook, um die Neugier Ihrer potenziellen Zuschauer*innen zu wecken. Kündigen Sie potenzielle Speaker*innen an oder spezielle Inhalte, die in Ihrem Online Event gezeigt werden.

Werben Sie mit einer E-Mail Kampagne und kündigen Sie Ihr Online-Event an. Machen Sie Ihre potenziellen Zuschauer*innen mit einem ansprechenden Betreff neugierig und schneiden die interessantesten Themen kurz an.

Werben Sie auf Ihrer eigenen Website: Machen Sie Ihr Online Event zum Star Ihrer Homepage. Platzieren Sie zum Beispiel einen Banner, der das Design Ihres Webinars aufgreift, ein Blick auf die Agenda und ein Call-to-Action, der potenzielle Teilnehmer zum Anmeldeformular führt.

Während der Ausstrahlung: Bewerben Sie Ihr Online Event auch während der Präsentation. Oft ist es so, dass Teilnehmer*innen nachträglich dazustoßen. Setzen Sie gezielt auf Banner mit Aufforderungen und Hinweisen, dass Ihre Präsentation gerade noch läuft. Dies zieht auch die letzten Neugierigen in Ihr laufendes Webinar.

Akquirieren Sie Ihre Teilnehmer*innen: Informieren Sie sich über Ihre Teilnehmer*innen, suchen Sie den Kontakt und machen Sie diese zu Ihren nächsten Kunden. Werben Sie sie für Ihr nächstes Online Event an, denn gerne nehmen diese nochmals teil, wenn ihre Erfahrungen positiv waren.

Nach der Ausstrahlung: Holen Sie auch nach der Ausstrahlung Ihres Online Events so viel Content wie möglich aus Ihrer Präsentation. Aus den Inhalten Ihrer Vorträge oder der Vorträge Ihrer Speaker*innen lassen sich Social-Media Posts produzieren, Blogbeiträge oder Whitepaper erstellen.

Planen Sie bereits Ihr eigenes Online Event? Neben unserem Online Events Leitfaden können Sie in unserem Whitepaper dank unseres Rundum-Guides Profi werden, egal ob Organisator oder Key Speaker.

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